martes, 3 de noviembre de 2015

La función SI en Excel

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.
Sintaxis de la función SI

Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.




Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de la Prueba_lógicasea VERDADERO.
Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO.
La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la Prueba_lógica.
Ejemplos de la función SI
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")

Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.



Utilizar una función como prueba lógica
Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la función SI  siempre y cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor numérico. En este ejemplo quiero desplegar  la leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”.
=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")
Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la hoja:



¿Qué es y cómo crear una tabla dinámica?

Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente, haciendo de ésta una herramienta muy poderosa.

¿Cómo crear una tabla dinámica?
Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas para una empresa ficticia, supongamos que queremos responder a la pregunta: ¿Cuánto es el total de ventas por cada vendedor? Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en varias filas al igual que su venta mensual. Aunque podríamos utilizar la función Subtotal todavía tendríamos un montón de datos por analizar.





Por suerte, una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también, de manipular.

Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:  
Paso 1:

Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los datos que vas a utilizar.  




Paso 2:
En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.
Paso 3:
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegúrate de que la configuración sea correcta y haz clic en Aceptar.  
Paso 4:

Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.




La función BUSCARH en Excel

La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta función es similar, en cierto sentido, a la función BUSCARV.
Cuando utilizar la función BUSCARH

Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la función BUSCARV realiza la búsqueda en una columna.




Sintaxis de la función BUSCARH
La función BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:




Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una fila.
Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que regresará la función.
Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o VERDADERO para una coincidencia aproximada.
Si la función BUSCARH no encuentra el valor que está siendo buscado regresará el valor de error #N/A.
Ejemplo de la función BUSCARH
En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada uno de los vendedores en los últimos meses. Como título de columnas están los nombres de los vendedores y como filas los meses.



Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello puedo utilizar la función BUSCARH de la siguiente manera:
=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)
El primer argumento es “Paco” porque es el vendedor que estoy buscando. El segundo argumento contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de meses (columna A) porque no me interesa dicha información.
El tercer argumento es el número de fila que deseo que la función BUSCARH regrese como resultado. Ya que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila para el mes de febrero es la fila número 3.
Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que deseo una coincidencia exacta al buscar a Paco. El resultado de esta fórmula es el siguiente:




Función BUSCARV en Excel 2010

La función BUSCARV en Excel 2010 no aparece dentro del listado de funciones a pesar de que ha sido por mucho tiempo una función muy importante. Sin embargo esta función no ha desaparecido, en realidad solo sufrió un cambio de nombre.
Buscando la función BUSCARV en Excel 2010

La función BUSCARV siempre ha estado dentro de la categoría Búsqueda y referencia, pero si tienes Excel 2010 y realizas una búsqueda de la función observarás que no forma parte del catálogo de funciones:



La función BUSCARV en Excel 2010 cambió de nombre
Con el afán de tener un nombre más descriptivo de la función BUSCARV en Excel 2010, el equipo de Microsoft decidió efectuar un cambio de nombre a esta famosa y útil función. En Excel 2010 la podrás encontrar con el nombre de CONSULTAV:



La funcionalidad sigue siendo la misma, pero seguramente te tomará un poco de tiempo acostumbrarte a este nuevo nombre. Pero sigue leyendo ya que existe otra alternativa.
El regreso de la función BUSCARV a Excel 2010
De acuerdo a un comunicado oficial de Microsft la función BUSCARV en Excel 2010 había cambiado su nombre a CONSULTAV. Este era un cambio real, sin embargo hubo tanta confusión y comentarios de parte de los usuarios de Excel 2010 que se decidió regresar el nombre de la función a BUSCARV a partir del lanzamiento del Service Pack 1 de Office



¿Qué es un formato condicional?

El formato condicional es una herramienta útil para identificar patrones o tendencias en una hoja de cálculo. Por ejemplo, una regla podría ser Si el valor es mayor que 5.000, que la celda sea amarilla. Así, podrás ver de un vistazo las celdas cuyo valor es superior a 5.000.

Crear reglas condicionales
Paso 1:
Selecciona las celdas a las que quieres agregar el formato.  
Paso 2:
En la ficha Inicio, haz clic en el comando Formato condicional. Un menú desplegable aparecerá.
Paso 3:
Selecciona Resaltar reglas de celdas o Reglas superiores e inferiores. Aquí, vamos a elegir la primera opción. Verás un menú con varias reglas.   
Paso 4:
Selecciona la regla que quieras (Mayor que, por ejemplo).
Paso 5:
En el cuadro de diálogo, introduce un valor en el espacio correspondiente. En este ejemplo, queremos dar formato a las celdas cuyo valor es superior a $ 3.500.000, así que vamos ingresar ese número. Si quieres, hacer clic en una celda en lugar de digitar un número.  
Paso 6:
Selecciona un estilo de formato en el menú desplegable. Verás que éste se aplica a las celdas que seleccionaste.